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How to be more productive

How to be more productive

Sometimes I think about how much time I had before I was a mother, and naively I thought I had no time at all and was always running. Today after becoming a mother of two boys who melt my heart every day but who also drive me crazy again and again, I realize how much time I had and how I could have used it in a much more productive way. I know, I can´t change the past. But the truth is that after being a mother my 24 hours often turn into 48 or 72 hours comparing to the amount of hours that my day had before I was a mother. The amount of tasks I can do nowadays in just one day is crazy. Has this happened to you too? Time is a funny thing, the more you have, the more you use. But once it’s gone, you cannot get it back. And this has been my problem, despite being considerably better in recent years, with the approach of the deadline I’m much more productive. This, of course, is a bad principle, not only because I could be much more productive, but also because it creates me a hell of a  stress and most of the time completely unnecessary.

So over the past few years I have done my best to train my brain to end these habits of so many years. Change in general is not easy, but habit change is even harder, especially in this era when modern technology, social media and all kind of digital distractions, will complicate the strategies for getting things done.  But still we can all change, the only thing that will keep us from changing is ourselves! So if like me you believe you can change, here are some of the best tips on how we can became more productive:

Plan ahead –  this is the best tip that I can give you and the one that works the best for me, and it’s not a coincidence that successful people always plan ahead. When I have a busy week (almost every week) I can be a stress head. And when I’m stressed I can’t relax. So, the one thing I make sure to do before my week start  is to write a to-do list and start planning ahead. This really takes that anxiety monster off my chest and means I can sleep peacefully. It allows me to be more organized.

If there’s one thing I’ve learned is that you should always be two steps ahead. It’s not easy, especially for unproductive people, and it takes a lot of effort to accomplish that. But believe me when you do it, it will keep you calm. Plus it means that you are more prepared for what the next day has to throw at you, and more than anything this keeps me confident and that makes all the difference. Finding a work/life balance is also all about how productive you are during the day. The more tasks you get ticked off, the more time you have to dedicate to yourself.

Be realistic –  You can write a to-do list as long as your arm, but are you realistically going to tick those to-dos off? Your time is valuable, which is why it’s so important to edit your to-do list first. You must prioritise what you really have and can do in that particular day or week. There is nothing worse than check a to-do list at the end of the day and realize that there is nothing or just one thing done.  Block off your day hour by hour and write down what you can realistically get done within an hour.

Photo: IStock
Photo: IStock

Eat healthy – I already proved to myself how powerful a good breakfast can be. It’s the best thing that will help me get through the day, so the first half an hour of my day is having a tasteful and healthy breakfast in the dining room or when the weather allows in the garden with my kids watching the birds picking their breakfast in the grass. It’s funny to feel that we have company for breakfast and to try to guess the kind of bird that we see. What you put into your body has a huge effect on your mind, and when you’re in your early twenties, this is something you don’t even realize. So take time for yourself in the morning and have a healthy and peaceful breakfast so you can start the day with much more energy.

Use your morning to focus on yourself – It’s a big productivity killer to start your mornings by checking your email and your calendar. This allows others to dictate what you accomplish. Start your day out right by ignoring your emails in the morning and getting in a good breakfast, reading the news, meditating, or working out. In my case I would love to work out, but because I have to start the day so early, I just don’t have time for that, instead I choose to get a good breakfast in the morning with my kids and put all my devices on hold. This will ensure you’ve got the necessary fuel for a productive day.

Photo: by CG Cinéma / Rex / Shutterstock
Photo: by CG Cinéma / Rex / Shutterstock

Dress to impress – I truly believe that if we want to feel our most powerful, we need to make power dressing part of our routine. With confidence and a good attitude we can accomplish a lot and I mean a LOT, and we all know that the right outfit can totally change our confidence and attitude. So to embrace this morning routine, we need to edit our wardrobe a bit. Make sure the pieces you have truly reflect you and enhance you. It’s always better to have options ready the night before, once again plan ahead, so your Monday morning can be smooth and you can pick pieces easily. Last case scenario you can dress each day in the same way (note that same way means equal pieces so you don’t waste time with choices, it does not mean to wear the same used clothes every day ;), as at one point in his life Steve Jobs chose to do, wearing black all the time. You can be sure that you will have the necessary confidence to conquer the world 😉

Set hard deadlines with rewards – If you need to write an article, paper, or memo, or anything else set a deadline, and don’t allow yourself to have a reward until your task is completed. For example, no email until the task is completed, no lunch until the proposal is finished, no Facebook and Instagram until the article is turned in. I know it’s easier said than done, which is why is it’s better not leaving this up to us 😉 so:

Block digital distractions – This is an usual problem for people that tend to delay their tasks. I know some people who get a new notification when new people follow them on Instagram, that is INSANE. Just because you can be connected 24/7 doesn’t mean you need to be. Turn off email and social media notifications, trust me you will survive without knowing your twitter followers instantly. Life goes on. All digital distractions will play the rule of little devils to make you unproductive. To kill these devils and not fall into temptation, Download “Self-control” for Mac or Self-Restraint for PC. Select a list of websites that you want to block for a certain amount of time. Once the application is turned on, there is nothing you can do to access those sites while the timer is running (uninstalling the program or restarting your computer won’t work). Yes, for the first days, you will struggle. Every few seconds while working, you’d quickly open a new tab and type “Facebook.com” before you know what you are doing. But the “Page is unavailable.” Oops, back to work. For weeks this will go on; however, slowly but surely over time you will stop going to sites, and instead just get your damn work done. And soon, you don’t even need to turn on Self-Control to get things done, because your brain has re-learned to focus, and believe me this will increase your productivity tremendously.

Photo: Alamy Stock
Photo: Alamy Stock

Music is energy – As we all know music can be a very good ally in many occasions of our life, and here is no different.  So play motivating upbeat music while working to keep your energy levels high, don’t use it just to work out. Trust me it really helps.

Train your brain for success – It’s proven that we can prime our brains with schemas. Our mind is influenced by ideas and will subliminally think of associated words and concepts. Prime your brain for success by showing yourself images that promote energy, productivity, and success. Looking at a mood board, it can be pictures of successful people that you admire, the car or the house of your dreams, or empowering quotes, whatever suits you best, the main thing is whenever you need inspiration your mood board will definitely boost your energy.

Agassi Tennis Bag

Mess creates stress – The famous tennis player Andre Agassi said he wouldn’t let anyone touch his tennis bag because if it got disorganized, he’d get distracted. I totally get this one, when my desk, my desktop or even my closet is a mess I start to freak out and that get me distracted. So clean out the clutter in your office to get more done.

Get fit like Jennifer Aniston –  exercise is one of the greatest productivity tools in the world. Getting to your absolute best physical condition will create explosive energy, renew your focus and multiply your creativity. This is so true, even if you don’t have a lot of time, I totally get you, but train your brain to work out 20 minutes every day, for example after the kids have gone to bed and the house gets quieter (this is my technique and is working ;), because this will improve a lot your energy and your mood.

tyraDrink more water –  A few weeks ago I started having terrible headaches during the day. This of course made me unwilling to do anything. I started reading on the internet what could cause my headaches (I know I shouldn’t) and read an article that said drink water! That’s when I realized that I was drinking just one glass of water per day. I decided to try “this cure”, after all it was just water and I started drinking 2L of water every day. And guess what? Not only I got rid of the headaches but also my skin is much better. Conclusion, I know it should be obvious after all our body is 60% water. When you’re dehydrated, you’ll have far less energy. And get less done. And in my case Headaches.

 And at last stop delaying and just DO it!

This is quite a bit of info to take in and apply, I know. So take it slow.  Pick one tiny piece of one part of the advice listed above, and do it today.  Unsubscribe from one newsletter.  Block yourself for just 5 minutes from certain sites to start. Understand that lots of tiny changes over a long period of time can result in BIG changes. And believe you can change and the only person who can stop you from changing is yourself. Stay Productive!

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Ás vezes dou por mim a pensar na quantidade de tempo que eu tinha antes de ser mãe, e que achava que não tinha tempo para nada e andava sempre a correr. Hoje que sou mãe de dois rapazes que me derretem o coração todos os dias mas que também me levam à loucura vezes sem conta, é que percebo o quanto tempo eu tinha e de como o podia ter aproveitado de uma forma bem mais produtiva. Enfim de nada me serve tentar mudar o passado. Mas a verdade é que depois de ser mãe as minhas 24 horas muitas vezes se transformam em 48 ou 72 horas em relação à quantidade de horas que o meu dia tinha quando eu ainda não era mãe. A quantidade de tarefas que eu hoje consigo encaixar em apenas um dia é de loucos. Não vos aconteceu o mesmo? O tempo é uma coisa engraçada, quanto mais temos, mais usamos. Mas quando acaba já não o podemos ter de volta. E este tem sido o meu problema, apesar de estar consideralvelmente melhor nos últimos anos, quanto mais apertado é o prazo mais trabalho faço. O que como é óbvio é um péssimo principio não só porque podia ser muito mais produtiva, mas também porque me cria um stress desgraçado e muitas vezes completamente desnecessário.

Por isso ao longo dos últimos anos tenho feito os possíveis para treinar o meu cérebro a acabar com estes hábitos de tantos anos. Qualquer mudança não é fácil, mas a mudança de hábitos é difícil, especialmente nesta era em que a tecnologia, redes sociais e todos os tipos de distracções digitais só complicam as estratégias para sermos mais produtivos. Mas ainda assim podemos todos mudar, a única coisa que nos pode impedir de mudar somos nós mesmos! Por isso se como eu também acreditam que podem mudar, aqui estão algumas das melhores dicas de como nos podemos tornar mais produtivos:

Planear com antecedência – esta é a melhor dica que posso dar e a que funciona melhor para mim, e não é coincidência que as pessoas de sucesso planeiam sempre com antecedência. Quando tenho uma semana ocupada (quase todas as semanas), posso me tornar no stress em pessoa. E quando estou em stress não consigo relaxar. Por isso, a primeira coisa que começo por fazer antes de começar a semana é escrever uma lista de tarefas e começar a planear com antecedência. Isto realmente acaba com o monstro de ansiedade que tenho no meu peito e faz com que consiga dormir em paz e ser mais organizada.

Se há uma coisa que aprendi é que devemos estar sempre dois passos à frente. Não é fácil, especialmente para pessoas que não são produtivas, e é preciso muito esforço para se conseguir isso. Mas acreditem quando o fizerem, vão se sentir muito mais calmos. Além disso, vamos estar mais preparados para o que o próximo dia nos vai trazer, e acima de tudo, isso mantém-me confiante o que faz toda a diferença. Encontrar um equilíbrio entre o trabalho e vida pessoal é também resultado de o quão produtivo se consegue ser durante o dia. Quanto mais tarefas concluirmos, mais tempo teremos para nós.

Ser realista – podem escrever uma lista de tarefas do tamanho do vosso braço, mas vão realmente conseguir concluí-las? O nosso tempo é valioso, e é por isso que é tão importante editarmos primeiro a lista de tarefas. Devemos priorizar o que realmente temos e podemos fazer em determinado dia ou semana. Não há nada pior que chegar ao final do dia e verificar que pouco ou nada terminámos da nossa lista de tarefas. Bloqueiem o vosso dia hora a hora e anotem o que realmente conseguem fazer dentro de uma hora.

Comer de forma saudável – eu já provei a mim mesma o quão poderoso pode ser um bom pequeno almoço. É o pequeno almoço que me vai ajudar a passar o dia, por isso a primeira meia hora do meu dia é tomar um pequeno almoço saboroso e saudável, na sala de jantar ou quando o tempo permite no jardim com meus filhos a observar os passarinhos a bicar a relva à procura do pequeno almoço. É tão engraçado sentir que temos companhia para o pequeno almoço e tentar adivinhar que especie de passáro poderá ser.

O que colocamos no nosso corpo tem um efeito enorme na nossa mente e, quando temos vinte e poucos anos, é algo que nem percebemos. Portanto, há que reservar um tempo para nós mesmos de manhã e tomar um saudável e tranquilo pequeno almoço para assim começarmos o dia com muito mais energia.

Usar as manhãs para nos focarmos em nós – Nada pior para acabar com a produtividade que começar as manhãs a ver os e-mails e a agenda. Isto permite que os outros ditem o que nós fazemos. Comecem o dia ignorando os e-mails e optem por tomar um bom pequeno almoço, lêr as notícias, meditar ou fazer exercicio fisico. No meu caso eu adorava fazer exercicio, mas porque tenho que começar o dia tão cedo, acabo por não ter tempo para isso, por isso opto por tomar o pequeno almoço com os meus filhos e manter o telemovel e portátil em modo off . Isto garante que eu tenha a energia necessária para um dia produtivo.

Vestir para impressionar – acredito piamente que quem quiser se sentir mais seguro, confiante e poderoso, deverá incluir na sua rotina diária a escolha da roupa certa. Com confiança e uma boa atitude podemos conseguir muito mas mesmo muito, e todos nós sabemos que a roupa certa pode mudar totalmente a nossa confiança e atitude. Assim, para abraçar esta rotina matinal, precisamos primeiro de editar o nosso guarda-roupa. Certifiquem-se de que as peças realmente vos favorecem e vos fazem sentir bem. É sempre melhor ter as opções prontas na noite anterior (mais uma vez, planear com antecedência) para que as segunda-feiras de manhã sejam tranquilas. Em ultimo caso vistam-se todos os dias da mesma maneira (entenda-se que mesma maneira são peças iguais por forma a não perder tempo com escolhas, o que não significa vestir todos os dias a mesma roupa usada 😉 como a certa altura optou por fazer o steve Jobs que andava sempre de preto, e já sabem que irão ter a confiança que é precisa para ficarem para a história 😉

Definição de prazos e atribuição de recompensas – Se precisam de escrever um artigo, um email ou acabar qualquer tipo de tarefa definam um prazo e não se permitam a ter uma recompensa até que a tarefa seja concluída, por exemplo, nada de ir ver emails até a tarefa estar terminada, nada de almoçar até que o trabalho esteja terminado, nada de redes sociais até que o artigo seja entregue. Eu sei que é mais fácil falar do que fazer, e é por isso que é melhor não deixar isto apenas entregue a nós 😉 assim:

Bloquear distrações digitais – Este é um problema comum às pessoas que tem tendência a para adiar tarefas. Eu conheço pessoas que recebem uma notificação cada vez que têm novos seguidores no Instagram, é de loucos. Lá porque podemos estar conectados 24 horas por dia, 7 dias por semana não significa que seja preciso estarmos. Desliguem o e-mail e as notificações das redes sociais, e acreditem vão conseguir sobreviver sem conhecer os vossos novos seguidores no instagram instantaneamente. A vida continua. Todas as distrações digitais são como que pequenos diabinhos para nos tornarem menos produtivos. Para matar estes diabinhos e não cair em tentação, descarreguem o “Self-control” para Mac ou Self-Restraint para PC. Selecionem uma lista de sites que queiram bloquear por um determinado período de tempo. Depois de a aplicação ser ligada, não há NADA que se possa fazer para aceder a esses sites enquanto o cronometro estiver em execução (a desinstalação do programa ou a reiniciar o computador não irá funcionar). Sim, nos primeiros dias, vai ser uma luta. A cada segundo, enquanto se trabalha, rapidamente se vai cair na tentação de abrir a internet e entrar no Facebook mesmo antes de saber o que está fazer. Mas a “Página não está disponível”. Bolas! Toca a trabalhar. Durante dias isto irá continuar, no entanto, lenta mas seguramente, com o tempo, se deixará de cair em tentação, e em vez disso, o raio do trabalho irá ficar concluído de uma vez por todas. E, em breve, não será preciso ativar o Autocontrole para ver as coisas feitas, porque o cérebro aprendeu a concentrar-se e, acreditem, isto aumentará tremendamente a produtividade de qualquer pessoa.

Música é energia – Como todos sabemos, a música pode ser um bom aliado em muitas ocasiões da nossa vida, e aqui não é diferente. Por isso, ponham a tocar música motivadora e otimista enquanto trabalham para manter os níveis de energia altos, não usem a musica apenas para fazerem desporto. Confiem em mim, isto realmente ajuda.

Treinar a mente para o sucesso – Está provado que podemos preparar a nossa mente com esquemas. A nossa mente é influenciada por ideias e irá subliminarmente pensar em palavras e conceitos associados. Devemos preparar a nossa mente para o sucesso, mostrando a nós mesmos imagens que promovem energia, produtividade e sucesso. Criem um mood board, podem ser fotos de pessoas de sucesso que admirem, o carro ou a casa dos vossos sonhos, ou frases inspiradoras, o que melhor vos servir, o principal é que sempre que precisem de inspiração o vosso mood board vos dê força e inspiração para continuarem a ser produtivos e a atingir as vossas metas.

Confusão cria stress – O famoso tenista Andre Agassi, é um bom exemplo disto, não deixava ninguém mexer na seu saco de tênis porque se ficasse desorganizado, ele iria ficar distraído. Percebo isto perfeitamente porque quando a minha secretária, o desktop do meu computador ou até mesmo meu closet estão um caos, começo a ficar nervosa e por conseguinte distraio-me. Por isso organizem o vosso local de trabalho por forma a fazerem mais e sem distracções.

Ficar em forma como a Jennifer Aniston – o exercício é uma das maiores ferramentas de produtividade do mundo. Chegar à nossa melhor condição física irá criar uma energia explosiva, irá renovar o nosso foco e multiplicar a nossa criatividade. Mesmo que não tenham muito tempo, eu estou solidária convosco e consigo perceber perfeitamente, treinem a vossa mente por forma a conseguirem fazer pelo menos 20 minutos de exercício todos os dias, nem que seja depois de deitarem os miúdos e a casa ficar mais sossegada (esta é a minha técnica e está a resultar 😉 , porque isto vai melhorar muito a vossa energia e humor.

Beber mais água – Há algumas semanas atrás comecei a ter dores de cabeça terríveis durante o dia. O que claro me fez ficar com pouca vontade de fazer o que quer que fosse. Comecei a pesquisar na internet o que poderia estar a causar as minhas dores de cabeça (eu sei que não devia) e li um artigo que dizia beber água! e então percebi que estava a beber apenas um copo de água por dia. Decidi tentar “esta cura”, afinal era só água e comecei a beber 2L de água todos os dias. E imaginem? Não só me livrei das dores de cabeça, como também a minha pele ficou muito melhor. Conclusão, eu sei que devia ser óbvio, afinal o nosso corpo tem 60% de água, quando o nosso corpo fica desidratado, ficamos muito menos energia. E fazemos menos. E no meu caso dores de cabeça.

Por ultimo, parem de adiar as tarefas e ponham as mãos à obra!

Eu sei que é muita informação para processar e aplicar. Por isso vão devagar. Escolham um ou outro conselho dos acima mencionados e começam a faze-lo hoje. Cancelem subscrições em newsletters, bloqueiem-se por apenas 5 minutos em determinados sites para começar. Percebam que muitas pequenas mudanças durante um longo período de tempo podem resultar em grandes mudanças. E acreditem que todos podemos mudar e a única pessoa que nos pode impedir de o fazer somos nós próprios. Mantenham-se produtivos!